あなたの会社は大丈夫?ID管理の重要性とは

ID管理は社内システムの運用において必要不可欠なものです。近年ではますますセキュリティ対策の重要性が増しており、特に大きなリスクを事前に回避することに注目が集まっています。しかし、ID管理といっても具体的に何なのかがわからないと重要性を理解することは難しいでしょう。今回は、ID管理の具体的な中身、さらにID管理システムを選ぶポイントについても解説していきます。

ID管理について簡単におさらい

まずはID管理について簡単におさらいしましょう。

IDとは?

ID管理におけるIDとはIdentityを指しますが、よくIdentifierと勘違いされることがあります。そもそもIdentifierとは識別子であり、特定の集合体の中で識別できることを意味しています。わかりやすくいうと、1つのクラスの中に山本さんは1人だけかもしれません。しかし、日本全体では山本さんはたくさんいます。クラスの中の山本さんは識別子であるが、日本全体では識別子になりえません。それではIdentityはどうでしょうか? Identityは日本語で身元という意味になります。先ほどの山本さんの例なら、山本という名前のほかにも身元を証明する情報を持っていることになります。本籍地や住所、生年月日や性別などがあれば、身元を証明するのに十分といってよいでしょう。ID管理のIDはユーザーの身元を証明するための情報と覚えるとよいかもしれません。

ID管理とは?

ID管理における管理は主に2つの意味があります。マネジメントとコントロールです。マネジメントとは正しい状態は何であるかの定義を設けることやルール化を指します。コントロールは正しい状態であることを維持すること、ルール違反の抑制を指します。

ID管理の目的とは?

ID管理の目的は「正しいユーザーに対して必要なシステムを正しく利用できるようにする」ことです。当然ですが、自社のシステムと関係のない人に利用されては大きな問題になります。正しいユーザーであるかを識別し、必要な権限を与えて円滑な業務を行えるようにするために、ID管理が必要なのです。

ID管理システムを選ぶポイント

ID管理を行えるシステムは多く提供されていますが、どれも同じように思えるかもしれません。しかし、ID管理システムでもできることとできないことがあります。ID管理システムを選ぶポイントを解説します。

ユーザー情報が一元管理されている

複数のシステムを利用している会社では、システムごとにパスワード管理をしていることがあります。しかし、ユーザー側からすればパスワードの管理が負担となります。そこで一元管理されたID管理システムを導入することで、利用するパスワードも1つに絞ることが可能です。

クラウドとの連携

近年は多くの企業でクラウドサービスが導入されており、数多くの業務において利用されています。ID管理システムの中にはクラウドとの連携ができないものもあるため、自社がMicrosoft Office 365やSalesforceなどのサービスを利用している場合はクラウドとの連携ができるID管理システムを選びましょう。

ID管理は管理者だけでなく使用者にも意識が必要

ID管理をシステム化したとしても、ユーザー側が何も懸念しなくてもいいわけではありません。最低限ではありますが、以下のような項目はユーザーとしても確実な実施が求められます。

  • パスワードを書いた付箋をPCに貼らない
    パスワードを書いた付箋をPCに貼る方は意外と多く、これではセキュリティ対策の意味がありません。外部の人が来ないから大丈夫だろうと思っても、いつ誰が侵入してくるかはわからないものです。そんなときにパスワードを書いた付箋が貼られていたら、簡単に社内情報や顧客情報が盗まれてしまいます。
  • 離席時にPCをロックする
    離席時のロックですが、こちらも重要です。少しの時間だからといってPCをロックしなければ、誰かが簡単に見ることができます。いくらシステムを強化しても、ユーザー側に意識がなければ、情報漏えいの可能性は残るのです。

人のずさんなID管理が自社に大きな損害を与える

企業の情報漏えいやデータ改ざんは、最近のニュースでもよく聞く話題です。ID管理がずさんだとシステムを乗っ取られる可能性があり、会社や社会に大きな損害を与えてしまいます。不正アクセスによるデータ改ざんと顧客情報流出、メール誤送信による顧客情報流出など、2019年だけでも多くのケースが報道されています。

情報漏えいが起こった場合には通常の業務を行えず、賠償金の支払いや最悪の場合は業務停止の命令が下されるかもしれません。そうした事態を防ぐためにも正しいID管理システムの構築とユーザーのITリテラシーを上げることが大切です。

理想は教育+行き届いたシステムの導入

ID管理を行ううえで大事なのは教育と行き届いたシステムです。どちらが欠けても万全とはいえません。セキュリティシステムを導入することは大事です。しかし、あくまでもシステムを利用するのは人間であり、正しい知識を持っていなければ意味がありません。今回はID管理についての基礎知識やシステム化の重要性、ユーザー側の意識などを解説しました。もし、自社がID管理を手動でやっていたり、システムに不満があったりする場合は、リスクを回避するためにも直ちに対策ができるシステムを検討することがおすすめです。

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参考: